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電子采購(gòu)從今天開(kāi)始
作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]
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通用電氣公司估計(jì)：在不久的將來(lái)，公司通過(guò)電子采購(gòu)將每年節(jié)約100億美元。如果你的公司至今還沒(méi)有開(kāi)始嘗試，那就趕緊行動(dòng)起來(lái)吧。
電子采購(gòu)對(duì)于電子商務(wù)而言，就像籃球比賽中的摜籃一樣，是最引人入勝的部分。它簡(jiǎn)單、快捷、充滿樂(lè)趣，當(dāng)然還有誘人的利潤(rùn)。事實(shí)上，已經(jīng)有許多公司開(kāi)始在網(wǎng)上進(jìn)行至少是部分的采購(gòu)，節(jié)省的效果令人側(cè)目：間接貨物的成本降低了20％～30％，直接材料的成本降低了0．5％～2％，要知道大多數(shù)公司通常在直接采購(gòu)方面都有一套行之有效的程序。除了上述“節(jié)省”的好處以外，一些先行一步的公司也已經(jīng)意識(shí)到了電子采購(gòu)的其他優(yōu)勢(shì)，如對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)更廣泛的挑選余地；供應(yīng)商分布地域更為擴(kuò)大；供應(yīng)商的服務(wù)也更為完善。
然而并不是所有人都認(rèn)為電子采購(gòu)是件輕而易舉的事情。一些試著在網(wǎng)上進(jìn)行采購(gòu)的公司發(fā)現(xiàn)它們遇到了來(lái)自供應(yīng)商以及公司內(nèi)部采購(gòu)或工程部門(mén)的阻力。還有很多公司則說(shuō)，它們確實(shí)是打算參與進(jìn)來(lái)，但卻又不知道該從何入手。
以下的五步曲將助你起步，并步入正軌。
舉辦一次拍賣
初涉網(wǎng)海，先從無(wú)關(guān)大局的生意做起——比方說(shuō)，產(chǎn)品包裝或者某種不太重要的服務(wù)。通過(guò)一家服務(wù)供應(yīng)商（如FreeMarkets或某些財(cái)團(tuán)的交易市場(chǎng)）來(lái)舉辦一場(chǎng)拍賣會(huì)，也就是說(shuō)，這種拍賣是由買(mǎi)方而非賣方發(fā)起，因此在拍賣中報(bào)盤(pán)價(jià)也通常會(huì)越報(bào)越低。
有一種方法在交易時(shí)通常是非常有力的，那就是對(duì)想要購(gòu)買(mǎi)的貨物進(jìn)行詳細(xì)描述，但即使買(mǎi)不到也無(wú)所謂。例如：在報(bào)價(jià)時(shí)對(duì)所拍物品提出詳細(xì)要求后，一位金屬商品的買(mǎi)家發(fā)現(xiàn)，除了供應(yīng)貨物本身以外，供應(yīng)商還會(huì)提供一套非常有價(jià)值的相關(guān)服務(wù)，如技術(shù)上的建議、準(zhǔn)確的發(fā)貨時(shí)間及海關(guān)提單的條款。買(mǎi)方也將從中認(rèn)識(shí)到，他可以選擇將這些服務(wù)寫(xiě)入拍賣的條款中，也可以選擇放棄這些服務(wù)及其帶來(lái)種種好處，主動(dòng)權(quán)握在自己手中。根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，一場(chǎng)精心策劃的拍賣，除了壓低價(jià)格的功效以外，通常都會(huì)幫助買(mǎi)家明確交易中需要重視的價(jià)值所在以及他真正想要購(gòu)買(mǎi)的東西。
用“電子采購(gòu)”工具
集約你的“開(kāi)銷”
許多公司已經(jīng)開(kāi)始通過(guò)戰(zhàn)略性采購(gòu)提議來(lái)集約aggregate使用其采購(gòu)撥款，但是對(duì)除此以外的一些支出（例如保養(yǎng)、維修及運(yùn)營(yíng)）卻并沒(méi)有進(jìn)行集約。讓我們這樣來(lái)想一想，你的機(jī)構(gòu)里光書(shū)寫(xiě)工具這一項(xiàng)——鋼筆、鉛筆、圓珠筆、標(biāo)記筆等等，就購(gòu)買(mǎi)了多少不同的種類及品牌呢？又是從多少商家手中買(mǎi)到的呢？對(duì)于一家大公司來(lái)說(shuō)，即使一種再普通不過(guò)的物品，買(mǎi)上五十多個(gè)種類、五十多種牌子也不是什么稀罕事。
那么，還是先從那些次要的買(mǎi)賣開(kāi)始吧。首先弄明白你到底想買(mǎi)什么，然后對(duì)你的采購(gòu)進(jìn)行集約。很多軟件商，例如Commerce One和Ariba，可以為你的機(jī)構(gòu)提供必要的軟件，你可以方便地使用這些軟件對(duì)采購(gòu)交易進(jìn)行集約，即使買(mǎi)賣雙方相隔萬(wàn)里也毫不費(fèi)力。
一旦你清楚了自己需要買(mǎi)什么，要買(mǎi)多少，就可以根據(jù)你的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)爭(zhēng)取優(yōu)惠的價(jià)格及交貨條款了——就像傳統(tǒng)的非電子方式一樣。波士頓顧問(wèn)公司對(duì)一些主要公司的調(diào)研結(jié)果顯示，光是“集約”這一項(xiàng)就可以節(jié)省5％至10％的支出，還不包括通過(guò)其他方法節(jié)省的開(kāi)支。盡管集約并不一定需要使用電子商務(wù)，但是電子商務(wù)的參與無(wú)疑會(huì)使集約工作更加方便、快捷和廉價(jià)。電子商務(wù)為產(chǎn)品及產(chǎn)地的匯總選購(gòu)注入了新的活力，而以前要想進(jìn)行匯總采購(gòu)的話，從開(kāi)支角度考慮是絕對(duì)不合算的。
參與全球冒險(xiǎn)
大多數(shù)為拍賣活動(dòng)提供全面服務(wù)的公司，以及許多財(cái)團(tuán)交易市場(chǎng)正在建立大型的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)中涵蓋了供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品、供應(yīng)商能力及提供的服務(wù)等各個(gè)方面。隨著數(shù)據(jù)庫(kù)的不斷擴(kuò)展，它們還將收錄日益擴(kuò)大的供應(yīng)商群體的更具體信息。這樣的資源，加上大多數(shù)公司現(xiàn)有的賣方資格檢驗(yàn)程序，可以極大地拓展合乎要求的供應(yīng)商范圍。因此，供應(yīng)商數(shù)量增加個(gè)三到五倍也不足為奇。
假如你把開(kāi)展貿(mào)易的范圍稍稍擴(kuò)展一點(diǎn)，那么節(jié)省的效果可能會(huì)令你大吃一驚。例如：一家《財(cái)富》100強(qiáng)企業(yè)已開(kāi)始從中國(guó)直接購(gòu)買(mǎi)許多工具；而另一家則已開(kāi)始從中東地區(qū)購(gòu)買(mǎi)紙板箱包裝的產(chǎn)品了。這兩個(gè)個(gè)例中，買(mǎi)方在轉(zhuǎn)向電子渠道交易后，擴(kuò)展了可選擇的供應(yīng)商范圍，從而建立起了信心，并將在將來(lái)的貿(mào)易中把范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。通過(guò)在廣泛的區(qū)域進(jìn)行搜索，使得買(mǎi)方在購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品及作出選擇時(shí)有了更大的比較余地，有時(shí)這甚至?xí)䦷?lái)50％以上節(jié)省的巨大效益。
檢查供應(yīng)商的“電子準(zhǔn)備”情況
讓你的供應(yīng)商在網(wǎng)上與你進(jìn)行合作可以帶來(lái)非�？捎^的效益。正如Cisco和Dell公司所顯示的：低廉的開(kāi)支、無(wú)多余環(huán)節(jié)的過(guò)程，以及較短的訂貨和交貨間隔，都可以成為有力的競(jìng)爭(zhēng)武器。那么，第一步就是先確定你和你的供應(yīng)商目前所處的位置�？梢酝ㄟ^(guò)以下幾個(gè)問(wèn)題來(lái)分析你的供應(yīng)商群體中每一個(gè)公司的情況：
我們目前是否已開(kāi)展了電子業(yè)務(wù)？如果是的話，采購(gòu)活動(dòng)中的哪個(gè)部分是電子化的？
哪些功能已經(jīng)在網(wǎng)上使用了？信息共享？談判？合同管理？訂購(gòu)狀況管理？訂單接收與確認(rèn)？支付？
實(shí)現(xiàn)“系統(tǒng)對(duì)系統(tǒng)”交易還需要多少時(shí)間，我們還需要具體做哪些工作才能實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)？
挑選合適的領(lǐng)導(dǎo)者
每一項(xiàng)成功的創(chuàng)新事業(yè)都需要一位領(lǐng)導(dǎo)者。你的采購(gòu)部門(mén)正需要這樣一位帶頭人。然而，在機(jī)構(gòu)的核心領(lǐng)導(dǎo)層中卻不一定能找到合適的人選。這是因?yàn)椋合螂娮硬少?gòu)的轉(zhuǎn)變會(huì)威脅到現(xiàn)有的行為方式，也可能導(dǎo)致與供應(yīng)商之間的關(guān)系緊張。
合適的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)是一位具有戰(zhàn)略眼光、了解公司應(yīng)該購(gòu)買(mǎi)何種產(chǎn)品的人。他應(yīng)該知道：什么樣的產(chǎn)品是（或者可以成為）商品；哪些產(chǎn)品的確與眾不同并且需要供應(yīng)商的切實(shí)合作。一些公司已經(jīng)采取了措施對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)分析，其目的之一是希望增加公司準(zhǔn)備轉(zhuǎn)向拍賣的產(chǎn)品份額。需要指出的是，做出這些決定的時(shí)候應(yīng)該小心謹(jǐn)慎一些，并應(yīng)對(duì)計(jì)劃進(jìn)行周密的論證，因?yàn)槟愫芸赡軙?huì)因此招致一些長(zhǎng)期供應(yīng)商的不滿，甚至你自己的一些買(mǎi)家也會(huì)感覺(jué)不快。我們?cè)?jīng)看到一些大有可為的網(wǎng)上購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)的不情愿而難以開(kāi)展。
成功領(lǐng)導(dǎo)者的另一個(gè)特征是他擺脫“固定模式”的能力。大多數(shù)的采購(gòu)部門(mén)是用壓低價(jià)格的百分率來(lái)衡量成績(jī)的。一次成功拍賣帶來(lái)的價(jià)格大幅度的降低往往會(huì)引發(fā)類似疑問(wèn)：“為什么我們過(guò)去會(huì)多付那么多錢(qián)？”一位公司經(jīng)理在聽(tīng)說(shuō)他的一個(gè)買(mǎi)家通過(guò)拍賣降低了25％的支出時(shí)，第一反應(yīng)是：“這個(gè)人被解雇了嗎？”電子采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)其他人員進(jìn)行指導(dǎo)，介紹這些新工具（電子采購(gòu)）前所未有的巨大威力，還應(yīng)該有勇氣面對(duì)來(lái)自各方面的阻力。
最后，這位領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該知道何時(shí)何地需要超越電子采購(gòu)，向“電子供應(yīng)鏈”邁進(jìn)。對(duì)于很多公司而言，電子采購(gòu)帶來(lái)的最大好處并不僅僅是采購(gòu)價(jià)的降低，而是整個(gè)價(jià)值鏈中新的合作層次，以及從產(chǎn)品開(kāi)發(fā)到生產(chǎn)和銷售以及客戶關(guān)系管理的全方位提升。使用電子采購(gòu)工具與供應(yīng)商、分銷商及顧客進(jìn)行全面合作的能力將決定未來(lái)的優(yōu)勝劣汰。一個(gè)稱職的電子采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者不僅能夠在今天為公司節(jié)約開(kāi)支，還應(yīng)該有能力創(chuàng)建新的“供應(yīng)鏈”以贏得明天的勝利。 （James P． Andrew）